vom 25. Mai 2018, aktualisiert am 6. April 2020, 1. Mai 2021, 1. Juli 2021, 4. April 2025 und 4. November 2026.
Dies ist eine Übersetzung der polnischen Fassung. Bei Abweichungen gilt die polnische Fassung.
§ 1. Verantwortlicher und Begriffsbestimmungen
- Diese Datenschutzrichtlinie (nachfolgend: „Richtlinie“) regelt allgemein die Grundsätze und Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten (nachfolgend auch: „Datenschutz“) beim Verantwortlichen: IT Professionals Sp. z o.o., Prosta 51, 00-838 Warschau, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters beim Amtsgericht für die Hauptstadt Warschau, XII. Wirtschaftsabteilung, unter KRS 0000626275, Steuernummer (NIP) 7010592655, REGON 364872181, eingetragen im Register der Arbeitsvermittlungsagenturen (KRAZ) unter der Nummer 21150. In Datenschutzfragen erreichen Sie den Verantwortlichen unter personaldata@itprofessionals.com.pl oder schriftlich unter der Anschrift des Sitzes.
- Diese Richtlinie bildet zusammen mit den darin genannten Datenschutzdokumenten die „Datenschutzvorkehrungen“ im Sinne von Art. 24 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1) (nachfolgend: „DSGVO“).
- Die detaillierten Datenschutzgrundsätze und Verfahren sind in einer gesonderten Dokumentation beschrieben, die Bestandteil dieser Richtlinie ist und den Nachweis der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO bildet. Die detaillierten Richtlinien zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vertraulich und werden nicht veröffentlicht.
- Personenbezogene Daten (nachfolgend: „personenbezogene Daten“ oder „Daten“) sind gemäß DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
- Als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO gelten auch die Daten natürlicher Personen, die eine Gewerbetätigkeit ausüben.
- Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
- Einwilligung ist im Sinne dieser Richtlinie und der DSGVO jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
- Grenzüberschreitende Verarbeitung ist:
a) eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten von Niederlassungen eines Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters in der Union in mehr als einem Mitgliedstaat, wenn der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter in mehr als einem Mitgliedstaat niedergelassen ist; oder
b) eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Tätigkeiten einer einzelnen Niederlassung eines Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters in der Union, die jedoch erhebliche Auswirkungen auf betroffene Personen in mehr als einem Mitgliedstaat hat oder haben kann. - Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß DSGVO jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
- Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
- Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ist eine Verletzung der Sicherheit, die zur Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.
- Internationale Organisation ist eine völkerrechtliche Organisation und ihre nachgeordneten Stellen oder jede sonstige Einrichtung, die durch eine zwischen zwei oder mehr Ländern geschlossene Übereinkunft oder auf der Grundlage einer solchen Übereinkunft geschaffen wurde.
§ 2. Verantwortliche Stellen
- Für die Umsetzung, Aufrechterhaltung, Aufsicht und Überwachung der Einhaltung dieser Richtlinie und der Datenschutzgrundsätze ist der Verantwortliche zuständig.
- Für die Anwendung der Richtlinien und der Datenschutzgrundsätze sind alle Mitglieder des Personals der Gesellschaft verantwortlich.
- Als Mitglieder des Personals im Sinne der Richtlinien gelten folgende Personen in den Strukturen des Verantwortlichen:
- Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts,
- auf Grundlage zivilrechtlicher Verträge beschäftigte Personen,
- selbstständig tätige Mitarbeiter.
- Die Mitglieder des Personals werden in den Richtlinien auch als „Mitarbeiter“ bezeichnet.
§ 3. Grundsätze des Datenschutzes
- Die verarbeiteten Daten werden:
- auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet („Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“);
- für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und nicht in einer mit diesen Zwecken nicht zu vereinbarenden Weise weiterverarbeitet; eine Weiterverarbeitung für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gilt gemäß Art. 89 Abs. 1 nicht als unvereinbar mit den ursprünglichen Zwecken („Zweckbindung“);
- dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt („Datenminimierung“);
- sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand; es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden („Richtigkeit“);
- in einer Form gespeichert, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist; personenbezogene Daten dürfen länger gespeichert werden, soweit sie gemäß Art. 89 Abs. 1 ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke verarbeitet werden, vorbehaltlich geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Person („Speicherbegrenzung“);
- in einer Weise verarbeitet, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“).
- Alle Tätigkeiten im Bereich des Datenschutzes berücksichtigen den in der DSGVO festgelegten Grundsatz der Rechenschaftspflicht, nach dem der Verantwortliche dokumentiert, wie er seine Pflichten erfüllt, um die Einhaltung der DSGVO jederzeit nachweisen zu können.
- Die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen ist unzulässig.
§ 4. Befugnis zur Datenverarbeitung
- Alle Personen, die personenbezogene Daten verarbeiten, dürfen nur auf Grundlage und im Rahmen einer Weisung und Ermächtigung des Verantwortlichen handeln.
- Der Verantwortliche führt ein Verzeichnis der erteilten Weisungen und Ermächtigungen.
- Externe Stellen (nachfolgend: „Auftragsverarbeiter“), also Stellen, die nicht über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Grundlage und im Rahmen eines mit dem Verantwortlichen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags.
- Es werden Verzeichnisse der Auftragsverarbeitungsverträge geführt.
§ 5. Rechte der betroffenen Personen und Pflichten des Verantwortlichen
- Alle Informationen an Personen, deren Daten der Verantwortliche verarbeitet, nennen die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Die DSGVO erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur in genau bestimmten Fällen; beim Verantwortlichen kommen folgende vor:
- die betroffene Person hat ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben (z. B. für eine Rekrutierung oder die Speicherung ihrer Daten für künftige Rekrutierungen);
- die betroffene Person hat ihre ausdrückliche schriftliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO gegeben;
- die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (z. B. die Verarbeitung zur Anbahnung eines Arbeitsvertrags im Umfang der in Art. 221 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs genannten Daten), ferner die Daten von Dienstleistern und Dienstleistungsempfängern;
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (z. B. die Archivierung aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften);
- die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
- die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt;
- die Verarbeitung ist erforderlich, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach Unionsrecht, dem Recht der Mitgliedstaaten oder einer Kollektivvereinbarung mit geeigneten Garantien zulässig ist, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, z. B. bei arbeitsmedizinischen Untersuchungen.
- Der Verantwortliche erfüllt gegenüber den betroffenen Personen seine Informationspflichten, indem er bei der Erhebung der Daten die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen bereitstellt (Datenschutzhinweise):
- Informationen für Bewerberinnen und Bewerber: Datenschutzhinweise für Bewerber
- Informationen für Geschäftspartner: Datenschutzhinweise für Geschäftspartner
- Die betroffene Person kann ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Bei Personen, die mit dem Verantwortlichen einen Vertrag geschlossen hatten, dürfen entsprechend gesicherte Daten in dem Umfang gespeichert werden, der zur künftigen Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Vertrag erforderlich ist, höchstens bis zur Verjährung der Ansprüche oder nach Maßgabe steuerrechtlicher Vorschriften. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
- Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, insbesondere:
- einer Verletzung der Sicherheit, die zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust oder zur Veränderung personenbezogener Daten führt;
- einer Verletzung der Sicherheit, die zur unbefugten Offenlegung von oder zum unbefugten Zugang zu übermittelten, gespeicherten oder auf sonstige Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten führt, gilt das in der DSGVO festgelegte Verfahren zur Meldung der Verletzung und zur Benachrichtigung der betroffenen Personen. Es wird ein Verzeichnis der Verletzungen gemäß Art. 33 Abs. 5 DSGVO geführt;
- der Verantwortliche bewertet die Schwere der Verletzung nach dem von der polnischen Datenschutzbehörde (UODO) empfohlenen Verfahren auf Grundlage der Methodik der Agentur der Europäischen Union für Cybersicherheit (ENISA).
- Gemäß Art. 15 DSGVO hat jede natürliche Person das Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und auf eine Kopie dieser Daten sowie gemäß Art. 16 DSGVO das Recht auf Berichtigung (Aktualisierung) ihrer Daten.
- Die betroffene Person hat das Recht auf Vergessenwerden. Dieses Recht umfasst:
- die Möglichkeit, vom Verantwortlichen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
- die Möglichkeit, zu verlangen, dass der Verantwortliche andere Verantwortliche, denen er die Daten offengelegt oder übertragen hat, darüber informiert, dass die betroffene Person die endgültige Löschung ihrer Daten samt aller Kopien verlangt.
- Gemäß Art. 18 DSGVO hat jede natürliche Person das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten zu verlangen, wenn:
- sie die Richtigkeit ihrer Daten bestreitet,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist,
- der Verantwortliche die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt,
- die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
- Die betroffene Person hat das Recht auf Datenübertragbarkeit. Dieses Recht umfasst die Möglichkeit:
- die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten,
- diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln.
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit kann nur ausgeübt werden, wenn:
- die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und
- die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Das Recht umfasst nur personenbezogene Daten, die in IT-Systemen verarbeitet werden, nicht aber herkömmliche Datensammlungen, z. B. in Papierform.
- Das Recht auf Widerspruch, insbesondere wenn die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen beruht.
- Das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden.
- Das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass der Verantwortliche gegen Datenschutzvorschriften verstößt: beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, oder bei einer anderen Aufsichtsbehörde, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes (Art. 77 DSGVO).
§ 6. Speicherdauer
- Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, dürfen die Daten verarbeitet werden, bis die Einwilligung widerrufen wird, sofern die detaillierten Richtlinien nichts anderes bestimmen (diese Informationen werden jeweils im Datenschutzhinweis bei der Erhebung der Daten mitgeteilt). Für das Löschen und Archivieren personenbezogener Daten gilt ein Verfahren, das die gesetzlichen Fristen berücksichtigt, z. B. aus dem polnischen Arbeitsgesetzbuch, dem Zivilgesetzbuch oder dem Rechnungslegungsgesetz.
- Beruht die Verarbeitung auf der Erfüllung eines Vertrags, dürfen die Daten so lange verarbeitet werden, wie es zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist, und danach für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Buchhaltungsunterlagen oder für die Dauer, die zur Geltendmachung von Ansprüchen des Verantwortlichen oder gegen ihn bis zu deren Verjährung erforderlich ist.
- Im Übrigen richtet sich die Speicherdauer nach gesonderten Vorschriften, die der Verantwortliche einhält.
§ 7. Datensicherheit
- Die DSGVO schreibt keine konkreten Sicherheitsmaßnahmen vor, legt aber fest, dass deren Auswahl berücksichtigen muss:
- den Stand der Technik,
- die Implementierungskosten,
- die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung,
- die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.
- Der Verantwortliche hat unter Berücksichtigung des Zwecks und der Umstände der Verarbeitung eine Bewertung und Analyse der damit verbundenen Risiken durchgeführt und auf dieser Grundlage geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen (insbesondere Verfahren, Richtlinien, Verschlüsselung und Pseudonymisierung).
- Der Verantwortliche hat eine Reihe von Verfahren zur Sicherstellung der Betriebskontinuität eingeführt. Diese Verfahren sind Bestandteil dieser Richtlinie und wegen der darin beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen vertraulich.
- Die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich über die Bewerbungsformulare auf der Website bewerben, verarbeitet die Traffit sp. z o.o., Anbieterin des Rekrutierungssystems, im Auftrag des Verantwortlichen als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Mehr dazu in § 10 und im Datenschutzhinweis zum Rekrutierungsverfahren.
§ 8. Herkunft der Daten
- Der Verantwortliche erhebt personenbezogene Daten direkt bei den betroffenen Personen und erfüllt dabei die Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und 2 DSGVO.
- Der Verantwortliche kann personenbezogene Daten auch aus anderen Quellen erheben, z. B. von der Plattform LinkedIn unter Erfüllung der Pflichten nach Art. 14 DSGVO, sowie aus dem polnischen Landesgerichtsregister (KRS) und anderen Quellen, um Unternehmen zu prüfen, mit denen er Geschäftsbeziehungen aufnehmen möchte.
§ 9. Cookie-Richtlinie
1. Was Cookies sind
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2. Welche Cookies wir verwenden
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3. Externe Dienste
Die Liste der Stellenangebote auf den Seiten „Stellenangebote“ stammt aus dem Rekrutierungssystem Traffit. Auf diesen Seiten verbindet sich Ihr Browser mit den Servern von Traffit (itprofessionals.traffit.com, cdn3.traffit.com), die Ihre IP-Adresse und grundlegende Informationen über Ihren Browser erhalten. Schriften und Symbole der Angebotsliste stellen wir von unserem eigenen Server bereit, ohne Google Fonts. Wie Traffit Daten verarbeitet, beschreibt die Datenschutzerklärung von Traffit (auf Englisch).
Bewerbungsformulare und Angebotsdetails öffnen sich auf der Website von Traffit, und Links zu unseren Profilen (z. B. LinkedIn) führen zu Diensten, die eigene Cookie-Regeln anwenden.
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1. Kontaktformular und E-Mail
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Die Liste der Stellenangebote und die Bewerbungsformulare stellt das Rekrutierungssystem der Traffit sp. z o.o. (Gdynia, Polen) bereit, die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Beim Anzeigen der Angebotsliste erhält Traffit Ihre IP-Adresse und grundlegende Informationen über Ihren Browser (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten aus Bewerbungsformularen verarbeiten wir gemäß dem Datenschutzhinweis zum Rekrutierungsverfahren. Wie Traffit Daten verarbeitet, beschreibt die Datenschutzerklärung von Traffit (auf Englisch).